.jpg)
.jpg)
Распоряжение №02-01/81 от 08.10.2014
Калужская область
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ОБНИНСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
08.10.2014 № 02-01/81
О внесении изменений в распоряжение
Администрации города Обнинска от 26.12.2013
№ 02-01/117 «Об утверждении и введении в действие
Правил ведения делопроизводства в
Администрации города Обнинска»
С целью приведения Правила ведения делопроизводства в Администрации города Обнинска (далее Правила), утвержденных распоряжением Администрации города Обнинска от 26.12.2013 № 02-01/117 в соответствии с постановлением Губернатора Калужской области от 14.11.2012 №555 «О мерах по совершенствованию организации контроля за исполнением поручений Губернатора Калужской области и Правительства Калужской области»
1. Внести следующие изменения в Правила:
- абзац 1 п. 1.1. изложить в следующей редакции:
«Правила ведения делопроизводства в Администрации города регламентируют организацию делопроизводства, создание и печатание материалов, порядок работы с документами, обращениями граждан, организаций и общественных объединений в Администрации города, а также порядок контроля за их рассмотрением и исполнением, составления номенклатуры и формирования дел, подготовки документов, обращений граждан к их дальнейшему хранению и использованию.»;
- пункт 1.2. изложить в следующей редакции:
« Правила разработаны в соответствии с государственными стандартами Российской Федерации: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России 27.002.1998 № 28; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст; Федеральным законом РФ от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Федеральным законом РФ от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»; постановлением Губернатора Калужской области от 14.11.2013г.
№ 555 «Порядок организации контроля за исполнением поручений Губернатора Калужской области и Правительства Калужской области», Уставом МО «Город Обнинск»;
- пункт 1.5. изложить в следующей редакции:
«Методическое руководство ведения делопроизводства и организации контроля, а также контроль за соблюдением настоящих Правил в подразделениях осуществляется общим отделом совместно с организационно-контрольным отделом Администрации города»;
-пункт 4.1.1. изложить в следующей редакции:
«Документы, поступающие в Администрацию города на бумажных и электронных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение главой Администрации города, заместителями главы Администрации города и доставляются исполнителям»;
- в пункте 4.3.3. слова «- контроль за прохождением и сроками рассмотрения обращений граждан» заменить словами «- контроль за прохождением и сроками рассмотрения обращений граждан, организаций и общественных объединений, поручений Губернатора и Правительства Калужской области, поручений главы Администрации города»;
- в пункте 4.3.6. после слов «обязаны своевременно» добавить слова «в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа»;
- в пункте 4.3.12. после слов «ведение делопроизводства» добавить слова делопроизводства «и организация контроля»;
- абзац 5 пункта 4.4.4. изложить в следующей редакции:
«Письма, адресованные в прокуратуру города, Обнинское городское Собрание, Губернатору и Правительству Калужской области, Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, в обязательном порядке визируются заместителем главы Администрации города по вопросам управления делами и правовым управлением»;
- раздел 4.5. изложить в следующей редакции:
«4.5. Контроль исполнения документов, в том числе за исполнением
поручений Губернатора и Правительства Калужской области,
поручений главы Администрации города.
4.5.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Контроль осуществляется организационно-контрольным отделом, общим отделом, руководителями подразделений
4.5.2. Контроль осуществляется за исполнением документов, срок исполнения которых указан в правовых актах, срок исполнения которых указан в документе, в поручении руководителей.
На документах, взятых на контроль, делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К», штампом «Контроль».
4.5.3. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан; сроков исполнения, которые указаны в документе, осуществляет общий отдел.
Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений от организаций и общественных объединений, поручений Губернатора и Правительства Калужской области, поручений главы Администрации города осуществляет организационно-контрольный отдел.
4.5.4. Контроль за исполнением документов в сроки, указанные в законодательстве, осуществляют руководители подразделений, которые несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.
4.5.5. Сроки исполнения документов.
Общий срок исполнения документов составляет 30 дней со дня регистрации или определяется сроками, установленными законодательством.
Срок исполнения поручений определяется должностными лицами, подписавшими данные поручения. Документы имеющие пометку:
- «срочно», «незамедлительно», «безотлагательно», «прошу переговорить», «доложить», «обсудить» - исполняются в 3-дневный срок;
- «оперативно», «прошу ускорить решение», «в кратчайшие сроки», «в возможно короткие сроки» - в 10-дневный срок
Срок исполнения депутатского запроса составляет 30 дней от даты запроса. Запрос депутатов Обнинского городского Собрания о предоставлении документов и материалов – не позднее трех недель от даты запроса.
Поручения Президента и Правительства Российской Федерации исполняются в указанный срок, в ином случае - не позднее 15 дней (с выездом на место).
Поручения Губернатора или Правительства Калужской области, поручения главы Администрации город, в случае если не указана дата исполнения, исполняется в течение 25 дней.
4.5.6.Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в электронной регистрационной карточке. Документ длительного действия контролируется через установленные руководителем промежуточные сроки путем представления справок или информации.
4.5.7. Заместитель главы Администрации города, являющийся исполнителем документа по поручению главы Администрации города, несет персональную ответственность за надлежащее исполнение документа и своевременное информирование главы Администрации города о ходе его исполнения. В том случае, если исполнение документа носит длительный характер, заместитель главы Администрации города направляет ежеквартально (если не установлен иной срок) в адрес главы Администрации города области информацию о ходе исполнения поручения с указанием причин, вследствие которых поручение невозможно исполнить в более короткий срок.
4.5.8. В случае, если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель поручения в течение трех дней после истечения срока, данного на исполнение, представляет в адрес заместителя главы Администрации города по вопросам управления делами объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения.
4.5.9. Если исполнитель поручения (ответственный исполнитель) считает, что исполнение поручения не относится к его компетенции или что для своевременного и качественного исполнения поручения необходимо участие других должностных лиц Администрации города, то он не позднее срока продолжительностью в одну пятую часть срока, установленного для исполнения поручения, направляет в адрес руководителя, давшего поручение, предложения о привлечении дополнительных соисполнителей или определении исполнителем другого должностного лица. В случае, если исполнитель (ответственный исполнитель) не направил в указанный срок данные предложения, то он несет персональную ответственность за исполнение поручения
4.5.10. Начальник организационно-контрольного отдела вправе запрашивать и получать необходимую информацию от соответствующих должностных лиц о ходе, результатах и планах исполнения поручений.
Ответы на указанные запросы должны предоставляться в организационно-контрольный отдел в двухдневный срок, если до окончания срока исполнения поручения остается более десяти дней, и в течение одного дня, если время до окончания срока исполнения поручения составляет менее десяти дней.
4.5.11. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения в установленный срок, исполнитель не позднее, чем по истечении половины установленного срока представляет на имя руководителя, давшего поручение, обоснованные предложения по корректировке срока исполнения либо предложения по устранению обстоятельств, препятствующих своевременному исполнению документа.
В случае, если в ходе исполнения документа возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, исполнитель не позднее пяти дней до истечения указанного срока представляет на имя руководителя, давшего поручение, просьбу о продлении срока исполнения документа объемом не более 20 машинописных строк, которая должна содержать информацию:
о проведенной работе по исполнению поручения с указанием затраченного на нее времени;
о причине неисполнения поручения в установленный срок;
о планируемой работе по исполнению поручения (при продлении на длительное, более одного месяца, время - план мероприятий или план-график исполнения поручения), обоснование срока продления поручения.
Изменение контрольного срока исполнения документа, поручения, находящегося на контроле в общем отделе, вносится сотрудниками общего отдела в контрольно-регистрационную карточку соответствующего документа в систему электронного документооборота PAYDOX и далее документ передается исполнителю для дальнейшей работы.
4.5.12. Решение о продлении срока исполнения поручения принимаемся руководителем, давшим данное поручение. Решение о корректировке либо о продлении срока исполнения поручения, данного Губернатором или Правительством Калужской области, принимает Губернатор Калужской области либо заместитель Губернатора Калужской области – руководитель администрации Губернатора Калужской области.
4.6.9. Решение о корректировке либо о продлении срока исполнения поручения, данного главой Администрации города, принимает глава Администрации города либо заместитель главы Администрации города по вопросам управления делами.
4.5.13. Решение о продлении срока исполнения поручения главы Администрации города, срок исполнения которого продлевался два раза и более, принимает глава Администрации города. В том случае, если ответственным исполнителем поручения, данного главой Администрации города, является заместитель главы Администрации города, информация об исполнении данного поручения и предложение о снятии с контроля или продлении срока исполнения в адрес главы Администрации города направляются исключительно за подписью заместителя главы Администрации города, являющегося ответственным исполнителем данного поручения, либо в случае его временного отсутствия – лицом, исполняющим его обязанности.
4.5.14. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, давший поручение по исполнению документа.
Решение о снятии с контроля поручения главы Администрации города, срок исполнения которого был продлен главой Администрации города, принимает глава Администрации города.
Основанием для снятия с контроля может служить:
- изданный и подписанный соответствующий документ;
- информация (справка) исполнителя о результатах исполнения документа;
-письменная резолюция заявителя на регистрационной карточке.
В информации о результатах исполнения документа должны быть отражены конкретные результаты работы по исполнению документа.
Одновременно вносится предложение о снятии с контроля исполненных документов. Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки.
В случае, если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.
Информация об исполнении документа вместе с подлинником документа (или копиями) и поручением по его исполнению направляется в общий отдел для помещения в дело.
2. Начальнику Общего отдела (Беляковой Л.Н.) обеспечить опубликование настоящего распоряжения на сайте Администрации города Обнинска и довести его до сведения всех сотрудников Администрации города в электронном виде.
3. Возложить контроль за исполнением настоящего распоряжения на заместителя главы Администрации города по вопросам управления делами
Шапшу В.В.
Глава Администрации города А.А.Авдеев
Вернуться к списку постановлений
Дата публикации: 04.03.2015 00:00
